Pada kesempatan ini saya akan coba mengulas secara tuntas mengenai apa itu invoice/ faktur, format invoice dan contoh- pola invoice.
Sobat sharing niscaya sudah sering menemui atau memakai invoice atau faktur dalam keseharian. Tapi sebagian dari kita mungkin belum mengerti bahwa itu ialah invoice atau faktur.
Misalnya saja pada dikala order sesuatu di marketplace, tokopedia atau bukalapak. Sebelum diberikan nomer rekening, niscaya oleh mereka akan dibuatkan yang namanya invoice atau faktur. Kemudian pada dikala kau memesan bangku kereta api, kamar hotel atau berlangganan listrik pasca bayar juga niscaya akan memperoleh invoice atau faktur.
Begitu juga bila kau akan berwirausaha/berdagang juga niscaya akan sangat membutuhkan yang namanya invoice / faktur. Nah, bahwasanya apa itu invoice / faktur? Gimana cara buatnya? menyerupai apa pola invoice / faktur itu?
Semuanya akan dikupas dalam artikel ini. simak ya.
Isi Artikel
Pengertian Invoice Adalah
Secara umum invoice ialah dokumen tagihan yang dibentuk oleh penjual dalam suatu transaksi barang atau jasa yang berisi jumlah pembayaran dan lain-lain.
Sebenarnya invoice ialah versi bahasa Inggris, sedangkan bahasa Indonesianya ialah faktur. Meskipun terdapat perbedaan tafsir. Ada yang mengganggap bahwa invoice berbeda dengan faktur. Tapi kalau kau ketik invoice di google translate, maka bahasa Indonesianya ialah faktur. Begitu juga sebaliknya.
Nah, bahwasanya apa itu invoice berdasarkan para ahli?
Menurut Seng Hariyanto (Pengarang Buku English Business Correspondence)
“Invoice adalah suatu catatan yang menuliskan barang-barang yang dikirimkan kepada pembeli beserta harganya. Catatan ini ditulis oleh pihak penjual dan biasanya diberikan kepada pembeli untuk meminta pembayaran, atau sebatas untuk memberitahukan tagihan kalau pembayaran akan dilakukan dengan dasar kredit (bila pembeli open account dengan pemasok barang)”
Sedangkan berdasarkan Andrean Sutedi (pengarang buku Hukum Ekspor Impor)
“Invoice / faktur adalah suatu dokumen penting pada perdagangan lantaran dengan data-data di invoice ini bisa diketahui berapa total wesel yang akan ditarik, total penutupan asuransi dan penyelesaian banyak sekali macam bea masuk”
Dari pengertian yang berbeda-beda di atas teman sharing bisa menyimpulkan sendiri pengertian invoice / faktur yang paling gampang dipahami. Bila masih bingung, pribadi saja ke pola invoice / faktur di bawah.
Fungsi Invoice / Faktur
Meski bentuk dan isi invoice ya begitu-begitu saja, namun ternyata fungsinya sangat banyak loh. Jangan diremehkan ya. Ini fungsi invoice yang paling penting:
- Sebagai bukti data barang/jasa yang dibeli oleh customer
- Sebagai informasi total tagihan yang harus dibayar pelanggan
- Sebagai rujukan yang absah kalau barang tersebut akan dijual kembali
- Sebagai bukti rujukan apabila terjadi kesalahan dalam pengiriman barang atau perhitungan total tagihan
- Sebagai bukti pembayaran pajak bila terjadi kasus tertentu
- Untuk pihak penjual, invoice bisa dijadikan sebagai acuan dalam menyusun pembukuan keuangan
Masih banyak fungsi lainnya, namun itu yang terpenting berdasarkan saya.
Cara Membuat Invoice yang Benar di Excel
Cara menciptakan Invoice bisa dengan banyak sekali cara dan banyak sekali macam tools, sesuai dengan kebutuhan. Misalnya memakai Microsoft Word, Microsoft Excel atau aplikasi tertentu. Setiap perusahaan atau instansi juga memakai invoice yang berbeda-beda.
Tapi pada intinya, invoice yang baik setidak-tidaknya mempunyai unsur-unsur berikut ini:
- Data perusahaan penagih (pembuat invoice) yang terdiri dari nama PT/CV/toko, alamat, no. telepon, faksimile dst)
- Nomer Invoice / nomer surat faktur transaksi, atau istilah lainnya PO (Purchase Order)
- Nomer pengiriman, kalau memakai jasa pengiriman tertentu. Atau istilah lainnya nomer DO (Delivery Order)
- Data orang atau PT perusahaan yang diberi invoice (meliputi nama, nomer telfon, faksimile kalau ada,
- Data barang atau jasa yang dibeli (meliputi nama barang/jasa, deskripsi, harga barang, ongkos kirim dan total harga)
- Tanggal pembuatan invoice / faktur
- Cara / Metode Pembayaran yang bisa dipilih.
Teknis perihal cara menciptakan invoice Excel bisa kau baca disini.
Contoh Invoice Tagihan / Penagihan
Bagi kau yang akan berwirausaha niscaya akan membutuhkan pola invoice penagihan. Salah satu pola invoice tagihan yang layak untuk dijadikan acuan ialah milik bukalapak. Format penyusunannya rapih dan gampang dipahami.
Itulah pola invoice penagihan dari bukalapak yang tampak profesional.
Baca juga: Contoh Surat Lamaran Kerja yang Baik dan Benar
Contoh Invoice Pembayaran
Contoh invoice pembayaran haji berikut ini juga sangat praktis dan menarik. Tidak terlalu banyak warna.
Seperti itulah pola invoice pembayaran yang baik. Silakan buat dalam versi kau yang lebih baik tentunya.
Contoh Invoice Jasa
Jika kau ingin membuka perjuangan di bidang jasa, pola invoice jasa trancription berikut ini niscaya akan sangat membantumu.
Seperti itulah kira-kira pola invoice jasa yang baik. Kamu bisa mencari template yang menyerupai pola di atas. Di internet banyak tersedia template invoice.
Baca juga: Contoh Kuesioner Kepuasan Pelanggan Bisnis
Contoh Invoice Hotel
Invoice di hotel berbintang biasanya berbahasa Inggris. Karena pengunjung yang tiba memang sering kali touris. Seperti pola invoice hotel D’Green ini.
Nah itulah pola invoice hotel D’Green yang tidak mengecewakan manis dan sederhana berdasarkan saya.
Download Template Invoice Hotel Excel
Di bawah ini saya bagikan secara gratis template invoice hotel berbentuk Word (DOC) maupun Excel (elsx). Tinggal kau download dan edit sesuai kebutuhan.
Download Template Invoice Hotel Excel
Itulah template invoice hotel yang bisa kau download dengan gratis. Silakan gunakan sesuai kebutuhan.
Contoh Invoice Excel
Untuk menciptakan invoice memang paling gampang memakai Microsoft Excel. Berikut ini saya pola invoice Excel yang cukup sederhana:
Contoh Faktur Excel
Ya bahwasanya sama saja pola invoice dan faktur. Hanya beda bahasa. Invoice ialah bahasa Inggris dan Faktur ialah bahasa Indonesia. Tapi lantaran banyak yang mencari contohnya, berikut ini saya berikan pola faktur Excel yang bisa kau download untuk diedit. Contoh faktur Excel ini terdiri dari beberapa sheet. Masing-masing sheet berbeda jenis faktur, diantaranya:
- contoh faktur catering
- contoh faktur ATK
- contoh faktur umum
- contoh faktur materi bangunan
- contoh faktur listrik
- contoh faktur PMT
- contoh faktur BHP
Cara Membuat Invoice Agar Cepat Menerima Pembayaran
Invoice yang baik ialah yang efektif, gampang dipahami dan bisa menciptakan customer segera membayar tagihannya. Inilah tips untuk menciptakan invoice yang baik dan efektif.
Bentuk Invoice yang Praktis Dimengerti
Tujuannya supaya pelanggan gampang memahami dan mengidentifikasi barang/jasa apa saja yang akan di order. Aturlah sedemikian rupa sehingga semua data bara bisa masuk, mulai dari nama barang, kualitas barang, materi barang, ukuran barang, harga barang per item, kualitas servis pelayanan jasanya dan lain-lain.
Semua data tersebut sebaiknya dimasukkan dalam invoice atau faktur dengan rapih dan tetap gampang dipahami. Oleh karenanya dibutuhkan design template yang elegan, sesuai kebutuhan. Kamu bisa gunakan template dari salah satu pola invoice di artikel ini.
Sertakan Logo Perusahaan / PT
Selain terlihat lebih menarik dan meyakinkan pelanggan, logo perusahaan juga akan menciptakan pelanggan gampang mengingat invoice tagihan kamu. Karena di antara pelanggan mungkin ada yang suka belanja banyak sekaligus sekali tempo.
Jangka Waktu yang Lebih Cepat
Apabila kau menginginkan customer membayar tagihan maksimal satu bulan, maka hendaknya tulis jangka waktu invoice tagihan 2 ahad atau tiga minggu. Jangan ditulis sesuai dengan waktu yang kau tentukan. Hal ini untuk mengantisipasi apabila terjadi keterlambatan dalam pembayaran. Lebih cepat lebih baik.
Dari pada pelanggan membayar lebih usang dari yang kau tentukan niscaya akan menimbulkan kerugian bukan.
Pastikan Invoice Tepat Sasaran (Spesifik)
Jika customer yang memesan barang ialah suatu instansi atau perusahaan, maka hati-hati dalam mengirim invoice. Karena disana terdapat banyak orang yang mungkin tidak mengetahui pemesanan barang tersebut. Sebaik tulis tujuan invoice secara spesifik kepada siapa, di potongan apa.
Hindari mengirim pada kelompok orang tertentu. Hal itu sanggup menimbulkan miss komunikasi, lantaran masing-masing mereka mengira bahwa pembayaran invoice tersebut akan dilakukan oleh anggota yang lain. Akhirnya hingga jatuh tempo tidak ada yang membayar tagihan invoice.
Tak Perlu Menunda, Segera Berikan Invoice
Saat kau mengirim barang hari senin, jangan menunda hingga selasa atau rabu dalam menunjukkan invoice. Bilka memungkinkan berikan hari senin itu juga. Apalagi kalau customer sudah kau kenali sebagai pelanggan yang sering terlambat membayar tagihan. Jangan beri kesempatan untuk terlambat lagi, alasannya akan sangat merugikanmu.
Buatlah Metode Pembayaran yang Fleksibel
Salah satu hal yang memperlambat pembayaran pelanggan ialah metode pembayaran yang terbatas. Hal itu akan mempersulit dan menambah kerepotan pelanggan dalam membayar tagihan invoice.
Walhasil, mereka akan semakin menunda-nunda pembayaran.
Untuk mengantisipasi itu, buatlah opsi metode pembayaran yang banyak sehingga customer bisa bebas menentukan metode pembayaran, kapanpun dan dimanapun. Semakin fleksibel metode pembayaran maka semakin baik.
Selalu Mengingatkan Pelanggan
Bila semua tips diatas sudah kau terapkan, ikhtiyar terakhir ialah dengan selalu mengingatkan pelanggan. Apalagi bila sudah habis tempo pelunasan mereka tak kunjung membayar. Maka hal ini perlu diwaspadai.
Bisa jadi mereka memang sibuk, lupa, atau terjadi masalah. Kemungkinan paling jelek ialah invoicemu hilang atau tidak hingga kepadanya.
Solusi terbaik ialah dengan selalu mengingatkan mereka. Dengan catatan, jangan hingga terlalu sering hingga melewati batas nomal, sehingga mengganggu kenyamanan mereka.
Saatnya Kamu Memperbaiki Surat Penawaran Produkmu